Je procrastine, tu précrastines et si nous gérions notre temps ?

comments« Je gère mal mon temps. Désolé, c’est génétique, chef ! »

Avouez que cette excuse pourrait vous servir de joker appréciable dans quelques situations délicates  ;-).


 

PROCRASTINATION…

15 lettres qui démontrent l’étendue de votre vocabulaire et/ou qui désignent la tendance fâcheuse que certains peuvent avoir à préférer tout remettre au lendemain (voire même plus !). Cette fâcheuse habitude serait … génétique !

Selon une étude publiée en 2014 par Daniel Gustavson (Université du Colorado) et menée sur plus de 650 vrais et faux jumeaux, plusieurs gènes sont liés à la fois à la procrastination et à l’impulsivité. Favoriser le résultat immédiat et repousser ce qui demande un effort plus conséquent s’expliquerait par le résidu d’un mécanisme d’adaptation destiné à aider la survie de l’espèce…

Ceci dit, les besoins d’aujourd’hui nous demandent de pouvoir gérer tant le court que le moyen et le long terme. Procrastination héréditaire ou pas, pour assumer correctement toutes les demandes , il nous faudra dompter notre moi primitif  : vive les formations en gestion du temps !

En termes de langage, lorsque que quelqu’un évoquera le mot « procrastination », faites votre petit effet en lui disant que « bien sûr vous savez de quoi il parle  », mais demandez lui s’il connait , lui, ce qu’est la « PREcrastination » ?

PRECRASTINATION…

La PRECRASTINATION c’est la tendance inverse. Le journal « Psychological Science » la définit comme suit : « L’envie impérieuse de finir une tâche le plus rapidement possible, même si elle demande plus d’efforts que d’autre choses à réaliser ou qu’elle est moins urgente que d’autres ». L’explication de ce type de comportement est de pouvoir se débarrasser rapidement de tâches ingrates ou de faire progresser sa liste de choses « à faire » (la fameuse TO DO LIST) en barrant un maximum d’éléments alors que l’urgent et important reste en attente.

Il s’agit donc cette fois de se débarrasser au plus vite de ce qui représente une charge mentale en exécutant rapidement et de manière impulsive un maximum de choses sans chercher l’efficience.

Vous vous retrouvez régulièrement à vouloir faire deux choses à la fois, les mains encombrées sans bien savoir comment vous y prendre ? Vous êtes en train de consulter vos mails et de répondre à quelques-uns d’entre eux  alors que vous savez pertinemment que d’autres priorités sont là ? Vous foncez pour certaines choses tout en sachant que d’autres seraient raisonnablement plus indiquées… Peut-être précrastinez vous.


 

Rappel de quelques petites notions  utiles en matière de gestion du temps :

  • La différence entre l’EFFICACITE et l’EFFICIENCE passe par le rapport résultat / effort (ou « coût » de manière large) qui est optimisé dans le second cas.

triangleEfficience_bvassociates

  • Le PRINCIPE DE PARETO nous dit que nous trouverons 80% des résultats dans 20% des tâches importantes à effectuer, les autres consistant donc en une multitude de petites choses à faire avec un retour ou des conséquences faibles au vu de l’énergie investie. Il faudra organiser au mieux tout ceci, sachant que néanmoins tout devra peut-être être fait…

Principe de pareto

  • La MATRICE D’EISENHOWER nous permet de résister à la tyrannie de « l’ urgence » en lui conjuguant le critère « importance ».

Matrice D'Einsehower

Cerise sur le gâteau, ou plutôt fromage en lieu et place du dessert, je vous propose le très simple (mais efficace) principe d’organisation appelé « TECHNIQUE DU GRUYERE » :

Votre planning étant réglé pour répondre au mieux aux différentes lois de la bonne gestion de son temps (que nous n’évoquons pas ici dans leur ensemble, loin s’en faut), vous disposez donc d’une liste de chose à faire pour la journée. Examinez ces différentes choses et identifiez parmi elles ce que nous allons appeler les « résultats rapides ». Ce sont ces tâches qui prennent de quelques minutes à un quart d’heure tout au plus. Exemple : prendre un rendez-vous par téléphone, envoyer un mail de rappel, scanner les 10 pages d’un dossier, compléter un bon de commande…

Commencez votre journée en vous attaquant aux « gros morceaux », ceux qui vous demandent un effort soutenu pendant un temps assez long. Puis de temps en temps octroyez-vous une « pause » et hop, intercalez une ou deux tâches à résultat rapide. C’est la bulle d’air du gruyère. Celle qui vous permettra de vous sentir avancer malgré tout (vous pourrez barrer quelques éléments de la liste) et vous permettra de revenir plus serein vers votre travail de fond.

TechniqueGruyere_300

Vous évitez ainsi la procrastination… et la précrastination !

Bien d’autres techniques pour vous aider dans le défi permanent de l’organisation du quotidien suivront dans de futurs articles consacrés à la gestion du temps. D’ici là, bon travail !

 

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